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Recrutement pour Bambou, Paris Society, Indiana, Fleurus & Moma Group
Plateforme interne de gestion du cycle complet — candidature, entretien, inscription et formation — pour la restauration, l'alternance (apprentissage & POEI), la sous-traitance et le pilotage Qualiopi.
Recrutement & gestion des formations en restauration
Gestion des offres, candidats, formations et configuration
Restaurateurs et partenaires de formation : déposez vos besoins ou inscrivez vos candidats.
Remplissez ce formulaire pour nous décrire vos besoins. Notre équipe vous recontactera rapidement.
Inscrivez un candidat orienté par votre structure pour suivre une formation Pacala en restauration.
Apprentissage & POEI — formulaires candidats, fiches entreprise et navettes pédagogiques CFA ↔ entreprise.
Charte qualité, candidature des intervenants et procédure d'évaluation — indicateur Qualiopi 21.
Réclamations, satisfaction, ruptures, amélioration continue et veille — indicateurs Qualiopi 12, 23, 24, 25, 30, 31, 32.
Le rôle de chaque onglet, le parcours d'un candidat, et ce qui part automatiquement.
⚠ Une offre n'est pas qu'une ligne de budget : tant qu'aucune offre n'est publiée pour un poste, personne ne peut candidater dessus (sauf apprentissage et POEI, qui n'en ont pas besoin). C'est aussi elle qui porte la date de formation envoyée dans les convocations.
Sur une offre existante : Publier, Fermer (stoppe les candidatures) ou Supprimer. La suppression ne détruit plus les candidats — ils sont détachés et repassent en « Sans formation affectée ».
Chaque grille suit le même déroulé : Présentation → À propos du candidat → Connaissances métier → Mise en situation → Remarques générales (champ libre : points forts, réserves, impression générale).
Tu peux relire un entretien passé via « Compte-rendu d'entretien » depuis la fiche du candidat.
En bas de la grille d'entretien, tu choisis une décision. Chacune déclenche un traitement différent :
💡 Un candidat validé reste validé. L'ancienne « perte de place automatique à J+5 » qui le repassait en attente a été supprimée.
Deux chemins possibles.
1. Le candidat s'inscrit lui-même — il reçoit son lien après validation et remplit le formulaire d'inscription. Il passe en INSCRIT et reçoit sa convocation.
2. Tu l'inscris toi-même — Admin → Inscriptions → « Inscrire en direct », tu remplis la fiche et tu choisis la formation, puis « Créer inscription ». Pratique pour quelqu'un reçu en physique ou par téléphone.
⚠ Choisis bien la formation dans la liste au moment de la création. Sans ça la personne apparaît en « Sans formation affectée » — corrigeable ensuite avec Modifier sur sa ligne.
C'est ce suivi qui alimente les campagnes de satisfaction de l'espace Qualité.
L'export existe à trois endroits, chacun sur ses propres données :
Export CSV et Exporter DigiformaExport CSV et Exporter DigiformaExporter CSVComment faire : coche les lignes voulues (ou Tout sélectionner), puis clique sur le bouton d'export. Le CSV se télécharge directement ; Digiforma ouvre une fenêtre de confirmation avant d'envoyer.
Une fois poussées vers Digiforma, les lignes sont marquées Exporté. Le filtre Non exportés te permet de ne traiter que le reste et d'éviter les doublons.
Admin → Configuration & Outils → Historique des actions. Le journal trace les créations, modifications, suppressions et envois d'emails, avec l'auteur et la date.
C'est le premier endroit à regarder quand une donnée a disparu ou changé sans explication.
Les variables entre doubles accolades sont remplacées à l'envoi — par exemple {{prenom}}, {{nom}}, {{date_debut_formation}}, {{duree_formation}}. Recopie-les exactement : une variable mal orthographiée reste affichée telle quelle dans le mail reçu.
L'onglet Destinataires juste à côté gère qui, dans l'équipe, reçoit les notifications internes (nouvelle candidature, récap quotidien).
Sans attendre l'heure programmée, tu peux lancer à la main : envoyer les emails de décision, lancer les relances, renvoyer les convocations en attente, nettoyer les refusés.
💡 C'est ici qu'il faut aller quand un candidat n'a pas reçu sa convocation et que tu ne veux pas attendre 18h.
Admin → Configuration & Outils → Gestion des postes, ou directement les onglets de la page de configuration :
Pense à « Sauvegarder » après chaque ajout : rien n'est enregistré automatiquement sur ces écrans.
Une partie prenante (apprenant, famille, entreprise, financeur) dépose une réclamation depuis la page publique — sans connexion. Elle arrive dans le classeur « Qualité & Pilotage » (onglet « 1. Réclamations »), un accusé de réception part automatiquement au réclamant, et la direction (contacts@pacala-formations.com) est alertée.
✅ C'est la preuve de l'indicateur Qualiopi 31. Le tableau de bord Qualité affiche les réclamations enregistrées / en cours / hors délai.
Les 7 questionnaires : Q1 satisfaction à chaud, Q2 à froid (6 mois), Q3 entreprise / maître d'apprentissage, Q4 rupture apprenant, Q5 rupture entreprise, Q6 financeur / prescripteur, Q7 formateur / équipe pédagogique.
🔒 Les réponses sont anonymes : on sait à qui on a envoyé (pour les relances), pas qui a répondu quoi.
Réponses anonymes. Elles alimentent le bilan qualité, le conseil de perfectionnement et le rapport annuel (indicateurs 1, 2, 3, 30).
Depuis l'onglet Qualité, chaque registre a sa page :
Toutes ces saisies sont archivées dans le classeur « Qualité & Pilotage ».
L'apprentissage a sa base indépendante de la restauration :
Depuis l'onglet Alternance → Accès Admin.
Le recueil du besoin employeur (fiche entreprise) alimente une base consultable : statut, SIRET, apprenti, diplôme préparé, tuteur — avec filtres et export CSV. Indicateurs 4 & 13.
🔒 Page protégée : ouvre-la depuis l'onglet Alternance (le jeton de session lui est transmis automatiquement). Un accès direct par l'URL renvoie au login.
🏠 Accueil — vue d'ensemble et raccourcis.
📝 Index — toutes les bases : candidats, inscriptions, restaurateurs, suivi de formation, plannings.
⚙ Admin — configuration : offres (sessions), dates d'entretien, MRS, formations, templates d'emails, destinataires, et Automatisations.
🤝 Partenaires — espace restaurateurs : dépôt de besoin et inscription de candidats (base Rosk).
🎓 Alternance — apprentissage & POEI : candidature apprenti, fiche entreprise, fiche de liaison, procédure de recrutement.
🤝 Sous-traitants — charte qualité, candidature des intervenants externes, grille d'évaluation.
🌱 Qualité — réclamations, satisfaction, ruptures, plan 5M, veille, résultats, conseil de perfectionnement, rapport annuel, questionnaires Q1→Q7 et consultation des réponses.
🌐 Site internet — petit menu avec nos deux sites : le site vitrine PACALA et le site SMUTNAG Formation (nouvel onglet).
18h chaque jour — emails de validation et de refus, + récap des candidats EN_ATTENTE à l'équipe.
9h chaque jour — relance des candidats validés qui n'ont pas finalisé leur inscription (J+3).
2h chaque nuit — suppression des candidatures REFUSÉ de plus de 3 jours (tracée dans l'historique).
3h chaque nuit — purge RGPD des candidats restés « Convoqué » plus de 2 mois après leur date de convocation (tracée dans l'historique ; jamais les convoqués récents).
Vendredi 21h — sauvegarde CSV sur Google Drive (conservée 4 semaines).
💡 Tu peux changer ces heures ou tout déclencher à la main dans Admin → Automatisations.
Supabase — candidats, inscriptions, offres, restaurateurs, entreprises d'apprentissage, fiches de liaison, historique.
Classeur « Qualité & Pilotage » (Google Sheets) — tout l'Espace Qualité : réclamations, réponses aux questionnaires, ruptures, plan 5M, veille, sous-traitants.
Digiforma — sessions et stagiaires, utilisés par le suivi de formation et les campagnes de satisfaction.
Accès protégé — les données personnelles (candidats, apprentis, réclamations, n° sécu) ne sont accessibles qu'une fois connecté. Le contrôle est fait côté serveur, pas seulement à l'écran : connaître l'URL du service ne suffit pas à lire les données.
Durées de conservation — candidatures non retenues : 6 mois ; refusés : 3 jours ; candidats « Convoqué » sans suite : 2 mois après la convocation. Les purges sont automatiques et tracées dans l'historique (jamais les convoqués récents).
Questionnaires anonymes — les réponses sont enregistrées sans le nom du répondant. On sait à qui on a envoyé (pour les relances), jamais qui a répondu quoi.
Preuve de consentement — case RGPD obligatoire à la candidature (consentement handicap distinct), et la date du consentement est conservée.
Exercer ses droits (accès, rectification, suppression, opposition) — à contacts@pacala-formations.com. C'est aussi l'adresse qui reçoit toutes les notifications et alertes, et vers laquelle reviennent les réponses aux emails envoyés aux candidats.
⚠ Le volet technique est en place. Restent à publier côté documents : la politique de confidentialité, le registre des traitements (art. 30) et les accords de sous-traitance (Google, Netlify) — à valider avec un conseil RGPD.
Mise à jour du 29/08/2026 — débrief de la réunion Sandrine intégré : RI corrigé et rechargé dans Digiforma (conseil annuel, réclamations alignées), doublon de veille supprimé (ancien tableau de bord redirigé), entretien complet affiché dans la fiche candidat, procédure de liaison rédigée (cadence 2-3 semaines). Sources : 📔 Livret 92 p · 📱 Appli · 🌐 Site SMUTNAG · 🪐 Parcours (l'app apprenant — le 📔 livret y est aussi consultable, onglet « Mon livret »). Statuts : ✅ preuve en place · 🟠 décision prise, en cours · 🔴 action équipe avant l'audit.
• Un candidat ne reçoit pas sa convocation ? Vérifie qu'une date d'entretien future existe pour son poste dans Admin → Entretiens, puis utilise « Envoyer toutes les convocations en attente ».
• Personne ne peut candidater sur un poste ? Il faut une offre publiée pour ce poste (Admin → Offres). Exception : l'apprentissage n'en a pas besoin.
• Supprimer une offre ne supprime plus les candidats : ils sont détachés et retomberont dans « Sans formation affectée ».
• Les liens « Copier le lien » servent à envoyer un formulaire à un candidat, une entreprise ou un intervenant.